Politique de confidentialité

1. Responsable de traitement

2. Données collectées

Hawaii SARL collecte uniquement les données strictement nécessaires aux finalités décrites ci-après (principe de minimisation — art. 5 RGPD).

2.1 Données de contact et d'identification

• Nom, prénom, fonction, nom et adresse de l'entreprise
• Adresse email professionnelle, numéro de téléphone

2.2 Données techniques de navigation

• Journaux techniques du serveur d'hébergement (adresse IP, pages demandées, navigateur), nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site
• Un défi anti-spam résolu par votre navigateur lorsque vous utilisez un formulaire (aucune donnée personnelle n'est utilisée, aucun cookie n'est déposé)

Le site n'utilise aucun outil de mesure d'audience ni aucun traceur publicitaire.

2.3 Données transmises volontairement

• Contenu des messages envoyés via le formulaire de contact
• Documents transmis dans le cadre d'une relation commerciale

Hawaii SARL ne collecte aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD (santé, opinions politiques, origine ethnique, données biométriques, etc.).

3. Finalités et bases légales

Chaque traitement repose sur une base légale explicite conformément à l'article 6 du RGPD :

3.1 Gestion des demandes de contact

Finalité : Répondre aux demandes de renseignements, d'audit ou de devis.
Base légale : Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) ou consentement (art. 6.1.a).

3.2 Exécution des contrats clients

Finalité : Gestion de la relation client, livraison des prestations, facturation, support.
Base légale : Exécution du contrat (art. 6.1.b).

3.3 Prospection commerciale B2B

Finalité : Envoi d'informations sur nos services à des prospects B2B.
Base légale : Intérêt légitime (art. 6.1.f) pour les contacts B2B, conformément à l'art. L34-5 du CPCE — ou consentement lorsque requis. Désabonnement possible à tout moment via le lien présent dans chaque email ou en écrivant à dpo@hawaii.fr.

3.4 Sécurité des formulaires

Finalité : Protéger les formulaires du site contre les envois automatisés (spam).
Base légale : Intérêt légitime (art. 6.1.f).
Outil : mécanisme de preuve de travail hébergé par Hawaii, sans service tiers ni cookie.

3.5 Obligations légales et comptables

Base légale : Obligation légale (art. 6.1.c).

3.6 Sécurité et prévention des fraudes

Base légale : Intérêt légitime (art. 6.1.f) et obligations NIS2 (directive UE 2022/2555).

4. Durée de conservation

• Données prospects / formulaire : 3 ans à compter du dernier contact.
• Données clients : Durée du contrat + 5 ans (prescription légale — art. 2224 C. civ.).
• Données de facturation : 10 ans (obligation comptable — art. L123-22 C. com.).
• Échanges dans l'espace client (assistant et support) : 24 mois après le dernier message, puis suppression automatique.
• Logs de sécurité : 12 mois (recommandations ANSSI / NIS2).
• Candidatures non retenues : 2 ans à compter de la réception.

5. Destinataires des données

Vos données sont traitées par le personnel habilité de Hawaii SARL. Elles peuvent aussi être transmises à :

• Sous-traitants techniques : Microsoft Azure (hébergement) et Brevo (envoi des e-mails issus des formulaires), liés par des engagements conformes à l'art. 28 RGPD ;
• Partenaires commerciaux : uniquement dans le cadre d'une prestation nécessitant leur intervention, avec votre information préalable ;
• Autorités légales : sur réquisition judiciaire ou obligation légale.

Hawaii SARL ne vend jamais vos données personnelles à des tiers et ne les partage pas à des fins publicitaires.

6. Transferts de données hors Union européenne

Hawaii SARL héberge vos données au sein de l'UE (région Azure France Centre — Paris). Lorsqu'un sous-traitant est établi hors UE, les transferts sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT) de la Commission européenne, une décision d'adéquation, ou le cadre EU-US Data Privacy Framework. Les garanties sont disponibles sur demande à dpo@hawaii.fr.

7. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD et à la loi Informatique et Libertés modifiée, vous disposez des droits suivants :

• Accès (art. 15) : obtenir une copie de vos données ;
• Rectification (art. 16) : corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Effacement / « droit à l'oubli » (art. 17) : demander la suppression dans les cas prévus par la loi ;
• Limitation du traitement (art. 18) : demander la suspension dans certaines hypothèses ;
• Portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine ;
• Opposition (art. 21) : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, notamment à la prospection ;
• Décision automatisée (art. 22) : ne pas être soumis à une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

En cas de litige, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL :

8. Sécurité des données

Hawaii SARL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes à l'art. 32 RGPD et aux exigences NIS2 (2026) :

• Hébergement Azure avec chiffrement au repos (AES-256) et en transit (TLS 1.2+) ;
• Authentification multifacteur (MFA) obligatoire pour tous les accès aux systèmes sensibles ;
• Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) — principe du moindre privilège ;
• Surveillance des accès via Microsoft Sentinel (SIEM) ;
• Sauvegardes régulières avec tests de restauration ;
• Formation annuelle du personnel à la cybersécurité ;
• Procédure de gestion des violations de données avec notification CNIL sous 72h si nécessaire (art. 33 RGPD).

9. Cookies et traceurs

Le site hawaii.fr ne dépose aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de profilage. Il ne comporte donc pas de bandeau de consentement aux cookies. Seul l'espace client utilise un cookie de session strictement nécessaire (voir section 11).

9.1 Protection anti-spam

Les formulaires sont protégés par un mécanisme de preuve de travail hébergé par Hawaii : votre navigateur résout un petit calcul avant l'envoi. Il ne dépose aucun cookie, ne contacte aucun service tiers et n'utilise aucune donnée personnelle.

9.2 Liens externes

Les liens vers nos pages de réseaux sociaux (LinkedIn, X, Instagram, Facebook) et vers Google Maps sont de simples liens : aucun contenu de ces services n'est chargé tant que vous ne cliquez pas dessus. Leur politique de confidentialité s'applique ensuite.

9.3 Évolution

Si nous ajoutons un outil de mesure d'audience ou tout autre traceur soumis à consentement, nous mettrons en place un bandeau de recueil du consentement et mettrons à jour la présente politique avant son activation.

10. Traitement par intelligence artificielle

Hawaii SARL utilise des technologies d'IA (modèles de langage hébergés sur Azure) dans le cadre de certaines prestations. Conformément au Règlement européen sur l'IA (AI Act — Règlement UE 2024/1689) :

• Les systèmes d'IA sont classés et documentés selon leur niveau de risque ;
• Aucun système à risque inacceptable (art. 5 AI Act) n'est utilisé ;
• Les traitements automatisés à impact significatif font l'objet d'une AIPD ;
• Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA sans consentement explicite ;
• Les modèles d'IA sont configurés sans journalisation des données lorsque possible.

11. Espace client et assistant

Les clients de Hawaii SARL disposent d'un espace client sur hawaii.fr pour suivre leurs projets, leurs demandes de support, leurs factures et leurs licences. Un assistant automatisé y répond aux questions courantes et oriente les demandes ; l'équipe Hawaii peut à tout moment reprendre l'échange.

11.1 Données traitées

• Identité et coordonnées professionnelles des utilisateurs de l'espace (nom, prénom, fonction, adresse email, téléphone, entreprise) ;
• Demandes et tickets de support, et leur suivi ;
• Échanges avec l'assistant et avec l'équipe Hawaii ;
• Pièces jointes transmises dans le cadre de ces échanges ;
• Informations de facturation et de licences liées au contrat.

11.2 Finalités et bases légales

• Accès à l'espace client, support et suivi des demandes, facturation : exécution du contrat (art. 6.1.b) ;
• Information commerciale sur les services Hawaii (par exemple, une offre adaptée à un besoin exprimé dans l'espace) : intérêt légitime (art. 6.1.f). Vous pouvez vous y opposer à tout moment.

11.3 Destinataires

Ces données sont accessibles à l'équipe Hawaii habilitée et aux sous-traitants techniques d'hébergement, situés dans l'Union européenne et liés par des engagements conformes à l'art. 28 RGPD. Au sein de votre entreprise, les utilisateurs de l'espace voient les informations de leur compte selon les droits attribués par l'administrateur du compte.

11.4 Durées de conservation

• Échanges avec l'assistant et le support : 24 mois après le dernier message, puis suppression automatique ;
• Demandes HelloWorld! et factures : pendant la durée de la relation contractuelle, puis selon les obligations légales (voir section 4) ;
• Comptes utilisateurs : jusqu'à la fin du contrat ou jusqu'à leur suppression par l'administrateur du compte.

11.5 Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation et de portabilité décrits en section 7. Pour les exercer, écrivez à dpo@hawaii.fr. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

11.6 Cookie de session

L'espace client utilise un unique cookie de session, strictement nécessaire à la connexion. Il est inaccessible aux scripts de la page (HttpOnly), ne sert à aucun traçage et n'est pas soumis à consentement.

12. Protection des mineurs

Le site hawaii.fr est destiné exclusivement à un public professionnel (B2B). Hawaii SARL ne collecte pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 15 ans. Signalez tout cas à dpo@hawaii.fr.

13. Modifications

Hawaii SARL se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment pour se conformer aux évolutions réglementaires. La date de mise à jour est indiquée en haut du document. En cas de modification substantielle, les utilisateurs concernés seront informés par email ou via un avis visible sur le site.

14. Contact & DPO